Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Das Verarbeiten von Rechnungen ist in der administrativen Tätigkeit dafür geschaffen, automatisiert zu werden. Jede Organisation bearbeitet Rechnungen und kennt den physischen Prozess. Dieser ist geprägt von unzähligen Handwechseln. Hinzu kommt, dass diese meist zentral gehalten werden. Entsprechend lange können die Liegezeiten vom Eingang bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung sein.

Umsysteme

 

Eine der Stärken der ProzessWerkbank.ch AG ist es, verschiedene Datenbanken und Systeme während eines Prozesses miteinander zu verknüpfen, um so den Aufwand für die Zusammenführung von Informationen und schlussendlich die Durchlaufzeiten zu senken und die Transparenz zu erhöhen.

So geschieht das auch bei der Umsetzung des Kreditorenprozesses, der für die Abwicklung einerseits die Kreditorenbelegdaten digital erfasst, anschliessend mit Daten aus der Finanzbuchhaltung abgleicht und anreichert und zum Schluss die visierten PDF-Belege samt Kreditormetadaten an ein Zielsystem (z.B. eine Finanzbuchhaltung, ein File-System, etc.) übergibt.

Ihr Cockpit


Den Nutzerinnen und Nutzern steht für die Bearbeitung (Kontrolle, Kontierung, Visierung und Verbuchung) ein benutzerfreundliches Interface zur Verfügung, das ohne grossen Aufwand auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt werden kann. Sie entscheiden also, welche Information wem wann zur Verfügung steht.

Ihr Nutzen


Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden Mehrfacherfassungen eliminiert und die Effizienz gesteigert. Da die Rechnungsbelege gleich zu Beginn des Prozesses durch OCR-Technologie extrahiert und strukturiert werden, stehen diese den BenutzerInnen fortan während der gesamten Abwicklung standortunabhängig zur Verfügung. Auch werden zum Beispiel durch den automatisierten Abgleich mit dem Kreditoren-Stammdaten aufwendige Erfassungsarbeiten eliminiert.

BPMN als Grundlage

 

Grundlage für die Umwandlung eines analogen in einen maschinengestützten Arbeitsablauf ist ein Prozess, welcher für den Menschen wie aber auch für die Maschine lesbar ist. Dies geschieht mittels der Prozessmanagementmethode «BPMN 2.0». Jeder Prozess hat einen Start- und einen Endpunkt, dazwischen sind Aktivitäten vorgesehen, die entweder durch eine Person oder maschinell und automatisch für Sie durchgeführt werden.

Möchten Sie mehr erfahren? Gerne stehen wir Ihnen für weitere Details zur Verfügung.

Analog

Eingangsstempel

Kontierungs-
stempel

Rechnung
kontrollieren

Rechnung
kontieren

Digital

Rechnung
kontrollieren

Rechnung
kontieren

Rechnung zum
Visum geben

Rechnung und
Zahlung verbuchen

Rechnung
verbuchen

Rechnung zum
Visum geben

Rechnung zur
Zahlung ausweisen

Zahlung
verbuchen

Rechnung
ablegen

Rechnung
archivieren

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